Autor: Rafal Szybiak
Zatrudnianie osób niepełnosprawnych w firmie telepracy wymaga zazwyczaj poniesienia mniejszych kosztów niż przygotowanie stanowiska stacjonarnego, niemniej jednak pewne działania trzeba podjąć, żeby taka forma zatrudnienia umożliwiała wydajne wykonywanie obowiązków i nie wymagała sporych stałych nakładów po stronie pracodawcy.
Stanowisko pracownik organizuje sam
To, jak pracownik przygotowuje własne stanowisko pracy, nie musi interesować pracodawcy, ponieważ w przypadku telepracy nie podlega on kontroli PIP. Nie jest więc problemem pracodawcy zapewnienie odpowiedniego wyposażenia, chyba że ze względu na charakter stanowiska trzeba dostarczyć pracownikowi określone materiały lub urządzenia, np. czytnik kart podpisów elektronicznych albo papierowe wersje dokumentów firmowych.
Ważny jest przepływ informacji
W organizacji informacje mogą mieć olbrzymie znaczenie. Od sprawnego ich przekazywania między wszystkimi zainteresowanymi pracownikami zależy terminowe ukończenie rozpoczętych projektów i fakt, że osoba niepełnosprawna pracuje poza biurem, może stanowić tutaj swego rodzaju utrudnienie. Stosowanie tradycyjnych dróg przekazywania informacji, a więc e-mail lub telefon nie sprawdza się, jeśli wytyczne do projektu zmieniają się często albo w grupie wdrożone jest zarządzanie metodą SCRUM lub inną, która wymaga regularnych spotkań zespołu projektowego. W takich przypadkach koszt telepracy wzrastałby ze względu na konieczność pokrycia kosztów rozmów telefonicznych. Rozwiązaniem są oczywiście narzędzie internetowe, natomiast nie w każdym przypadku daje się zastosować tradycyjne, darmowe usługi, takie jak Skype czy CRM (np. darmowy eGroupware). W określonych przypadkach konieczne będzie zapewnienie szyfrowania transmisji danych lub zakup oprogramowania o specyficznych funkcjach. Na szczęście obecne możliwości oprogramowania biurowego w chmurze rozwiązują wiele problemów, natomiast koszt znalezienie i implementacji odpowiedniego środowiska może być wysoki, szczególnie, jeśli w organizacji wdrożony jest certyfikowany system zarządzania jakością i nowa metoda komunikacji musi zostać wprowadzona do oficjalnej dokumentacji.
Od czego zależą realne koszty?
Przygotowanie stanowiska telepracy – tak umownie nazwijmy wszystkie czynności, jakie musi wykonać po swojej stronie pracodawca, aby telepracownik mógł pracować wydajnie – wymaga poniesienia określonych nakładów. W pierwszej linii będą to koszty, jakie zostaną udokumentowane fakturami i obejmą na przykład zakup oprogramowania komputerowego. Ważne jednak będą też koszty pracy związanej z wdrożeniem danego systemu, a więc czas poświęcony na instalacje oprogramowania na wszystkich stanowiskach, na których jest to niezbędne. Poniesione zostaną także ewentualne koszty przeszkolenia pracowników w związku z wprowadzeniem nowych narzędzi, a także zmiany dokumentacji związanej z obsługą klienta, o ile nowe oprogramowanie zmieni dotychczasowe procedury. Realny koszt jest dość trudny do oszacowania, ponieważ składa się na niego wiele czynników i praca wielu osób w organizacji. W proces przygotowywania oczywiście należy zaangażować także pracownika niepełnosprawnego, który na równi z personelem biurowym musi nauczyć się korzystać z dostarczonych mu możliwości.
Właściwe oszacowanie kosztów stworzenia możliwości telepracy jest ważne z punktu widzenia oceny przydatności tej formy zatrudnienia w danej firmie w określonych warunkach gospodarczych i ekonomicznych. Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej w formie telepracy może być bowiem dość kosztowne, jeśli specyfika firmy będzie wymagała stworzenia wielu nowych narzędzi oraz zmiany licznych istniejących procedur, a dodatkową trudnością jest fakt, że wprowadzenie nowych norm może tymczasowo lub trwale obniżyć wydajność całego zespołu, co jest ze wszech miar niepożądane.
Rafał Szybiak
http://www.PartnerFirm.pl
http://www.iDiamenty.pl
Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.